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그룹스 잘 쓰기

그룹스가 뭡니까?

파이콘 한국의 업무는 대부분이 (어쩌면 모든 것이) 이메일로 이루어집니다. 외부 업체와의 소통, 스폰서와의 대화, 참가자의 문의 등등 카테고리도 다양하고 담당자도 세분화되어있지만 창구는 오직 하나, 이메일입니다. 이 모든 카테고리의 이메일을 하나의 메일링으로만 받는다면 우편물 분류하듯 분류에 시간을 쫓겨야할지도 모릅니다. 그래서 우리는 각 카테고리에 맞는 메일링을 분리해두었습니다. 프로그램 관련, 스폰싱 관련, 그 외 기타 도움 관련 등등. 목적에 맞게 필요한 메일링으로 이메일을 주고받는 것이 그룹스의 첫 번째 원칙입니다. (물론 가끔 어기시는 분들이 계시는데, 이럴 때는 맞는 곳으로 전달해주면 됩니다.)

그룹 가입하기

파이콘 한국의 그룹 메일링은 아래와 같이 나눠져있습니다. 각 그룹에 join을 하셔야 해당 메일링으로 들어오는 메일을 받을 수 있으며, 또 해당 메일을 보낸 이로 메일을 보낼 수 있게 됩니다. 답장 시 보낸 이가 내 개인 메일로 되기보다는 최대한 그룹 메일로 될 수 있도록 해주세요.

• pyconkr@pycon.kr
• program@pycon.kr
• sponsor@pycon.kr
• media@pycon.kr
• support@pycon.kr (외부와는 사용하지 않습니다.)

그룹스 셋팅하기

파이콘 한국의 아이디(@pycon.kr)로 로그인한 후 그룹스에 들어가보면 어떤 그룹이 있는지 확인할 수 있습니다.

들어가고 싶은 그룹을 발견하셨다면 그룹 가입을 눌러주세요. 이제 해당 이메일로 오는 메일들을 내 받은편지함에서 확인할 수 있습니다!

보낸 이 바꾸기

(참고) Gmail에서 메일 발송 시 From을 그룹 메일로 바꾸는 방법입니다.

• Gmail을 엽니다.
• 메일 설정을 들어갑니다.

• 계정 설정에서 다른 이메일 주소 추가를 누릅니다.
• (예시) 이름에 PyCon Korea, 이메일에 pyconkr@pycon.kr을 입력합니다. (여기 쓰는 이름이 메일에 보여집니다. 공식 네이밍을 잘 따라주세요.)
• 해당 메일로 인증 메일이 전송됩니다. 메일 내부에 있는 인증 코드를 입력하면 완료됩니다.

그룹에 가입했어요! 이제 됐어요!

맞아요, 이제 우리는 program@pycon.kr로 오는 메일을 받을 수도, 이에 대한 답장을 보낼 수도 있어요. 무려 program@pycon.kr을 보낸 이로요! 이렇게 끝이라면 좋겠지만 그렇지 않습니다. 가령 아래와 같은 상황이 발생할 수 있습니다.

기적의 타이밍! 동시 답장!

개인의 gmail, 혹은 inbox를 통한 그룹스 메일링은 동시에 다른 내용의 답변이 나갈 우려가 있습니다. 구글 독스처럼 타인이 어떤 내용을 보고있는지 알 방도가 없기 때문이죠. 때문에 이메일 역시 구글 독스와 같이 “공유되는 상태”가 필요합니다.

답변..이 나갔나? 아닌가?

파이콘 한국 준비가 본격적으로 시작되면 하루에 약 5~60개의 메일이 쏟아집니다. 이 중에는 나를 cc(참조)로 하는 메일, 내 답장을 기다리는 메일, fwd(전달)된 메일 등 종류가 다양하죠. 우리는 이 중 우리가 답변을 나가야할 것들, 혹은 누군가가 이미 답변을 해준 것들을 골라내어 히스토리를 파악해야 합니다. 어떻게 하냐고요? 5~60개의 메일을 일일이 열어서요. 가끔 스마트함을 발휘해 라벨링을 할 수도 있습니다. 그러나 내가 [답장안함]이라고 라벨 붙여놓은 메일에 다른 이가 메일 답장을 보낸다면 우리가 어떻게 파악할 수 있을까요?

위와 같은 문제로 우리는 더 이상 개인 이메일 도구가 아닌 공유되는 상태를 기록할 수 있는 도구를 쓰기로 하였습니다. 그리고 그게 진짜, 그룹스 사용의 이유입니다.

그룹스 기능 알기

조인한 그룹 중 아무거나 눌러서 둘러다녀보세요. 조회하는 기능부터 익숙해지는 것이 중요합니다. 그룹스 메일은 여러 가지의 상태를 가지고 있으며, 이에 따라 답장이 필요한지, 아닌지 등을 파악할 수 있습니다.

메일 상태

1. 할당됨
   • 해당 메일링의 담당자를 지정할 수 있습니다. 책임감을 갖고 메일에 답장해주세요!
2. 조치필요없음
   • 단순 정보 공유용이거나 중복된 메일에서 이미 답변이 나갔습니다. 이 메일은 별다른 조치가 필요없어요.
3. 완료
   • 메일에 답장도 나갔고, 이슈 자체가 종료되어 완료된 메일링입니다. 메일의 최종 상태는 완료로 두면 좋겠죠?

메일의 상태는 위처럼 3가지가 가장 대표적이지만, 우리는 혹시 모를 일에 대비해 2가지 추가적인 액션을 취할 수 있습니다.

1. 답글 잠김

• 참가자의 문의에 대해 답변을 한 뒤 완료 상태로 바꿔두었음에도 불구하고 누군가 이를 누락하고 다시 답변을 보낼지도 몰라요. 이런 사태를 방지하고자 답글 기능을 잠글 수 있습니다.

2. 토픽(주제) 잠김

• 토픽은 메일이 타래처럼 이어진 한 쓰레드 자체를 의미합니다. 해당 토픽 자체를 잠구어 추가적인 상태 변경(해결된 토픽을 해결되지 않게 하거나, 조치가 필요없던 토픽을 조치가 필요하게 하는 등의 상태 변경)을 막고 싶을 때 쓸 수 있습니다.

더 예쁜 inbox나 gmail을 두고 모바일 지원이 실망스러운 구글 그룹스를 쓰는 것은 고민이 많은 일이었습니다. 그럼에도 불구하고, 위에서 설명되었던 수많은 장점과 앞으로의 업무 효율을 위해 파이콘 한국은 구글 그룹스를 선택하였으며 좀 더 똑똑하게 사용하려고 합니다. 다음 페이지에서는 구글 그룹스의 기능에 대해 더 알아보고, 우리 입맛에 맞게 그룹스를 셋팅해볼 것입니다.